Ein Lebenslauf enthält weit mehr als Kontaktdaten: berufliche Stationen, Qualifikationen, Lohnvorstellungen, Referenzen und teilweise besonders schützenswerte Angaben. Datenschutz bei Bewerberdaten heisst deshalb nicht, am Ende des Recruitings ein paar Dossiers zu löschen. Entscheidend ist, dass HR, Fachbereiche und die eingesetzten Systeme von der Stellenausschreibung bis zur Absage nach klaren, nachvollziehbaren Regeln arbeiten.
Für Schweizer KMU ist das besonders relevant: Recruiting läuft heute selten nur über ein E-Mail-Postfach. Bewerbungen treffen über Formulare, Plattformen, Personalvermittlungen oder Direktnachrichten ein. Mehrere Personen wirken an der Auswahl mit, Unterlagen werden weitergeleitet, kommentiert und gespeichert. Ohne geregelten Prozess entstehen schnell unnötige Zugriffe, unklare Aufbewahrungsfristen und Datenkopien, die niemand mehr im Blick hat.
Warum Bewerberdaten besondere Aufmerksamkeit brauchen
Bewerberdaten sind Personendaten von Menschen, die dem Unternehmen noch nicht angehören. Gerade abgelehnte Kandidatinnen und Kandidaten erwarten, dass nachvollziehbar ist, wofür ihre Unterlagen verwendet werden, wer sie einsehen kann und wann sie wieder gelöscht werden.
Rechtlich greifen zwei Ebenen ineinander. Das Datenschutzgesetz verlangt in Art. 6 DSG eine rechtmässige, verhältnismässige und zweckgebundene Bearbeitung; Personendaten sind zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie nicht mehr erforderlich sind. Zusätzlich beschränkt Art. 328b OR den Arbeitgeber schon im Bewerbungsstadium: Er darf nur Daten bearbeiten, die die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind. Diese Bestimmung ist die konkrete Messlatte für jede Frage im Formular und im Gespräch.
Bei Bewerbungen mit EU-Bezug können zusätzlich Anforderungen der DSGVO relevant werden, etwa wenn eine Schweizer Gesellschaft gezielt Personen im EU-Raum anspricht oder eine europäische Konzerngesellschaft in den Auswahlprozess eingebunden ist. Der Prozess sollte deshalb nicht für eine einzelne Stelle, sondern als wiederverwendbarer Standard aufgebaut werden.
Den Recruiting-Prozess sichtbar machen
Der wirksamste erste Schritt ist überraschend einfach: den tatsächlichen Weg einer Bewerbung festhalten. Nicht den Soll-Prozess auf einer Folie, sondern die Abläufe, die Mitarbeitende wirklich nutzen. Erst dann wird sichtbar, wo Daten in Postfächern, Recruiting-Tools, Cloud-Speichern oder persönlichen Notizen liegen.
Den Datenfluss pro Bewerbung erfassen
Dokumentieren Sie, über welche Kanäle Bewerbungen eingehen, welche Daten standardmässig erhoben werden, wer sie erhält und welche Systeme beteiligt sind. Dazu gehören auch externe Personalvermittlungen, Videointerview-Lösungen, Assessments oder Hintergrundprüfungen.
Ein typischer Ablauf in einem Architekturbüro: Eine Bewerbung geht über das Onlineformular ein, wird im Bewerbermanagementsystem gespeichert, von der Büroleitung vorselektiert und an die Projektleitung weitergegeben. Nach dem Gespräch kommen Notizen hinzu. Bei einer Zusage wandern bestimmte Angaben in den Personalprozess; bei einer Absage greift die definierte Löschfrist. Diese Prozesssicht zeigt zugleich, welche Bearbeitungen im Bearbeitungsverzeichnis beschrieben werden müssen.
Verantwortlichkeiten verbindlich festlegen
Datenschutz scheitert im Recruiting selten am fehlenden Grundsatz, sondern an unklaren Zuständigkeiten. HR sollte nicht allein entscheiden müssen, ob ein Fachbereich ein Dossier an externe Personen weitergeben darf. Legen Sie fest, wer für Vorselektion, fachliche Beurteilung, Systemadministration, die Beantwortung von Auskunftsbegehren und die Löschung verantwortlich ist.
Auch Stellvertretungen gehören in diese Regelung. Wenn nur eine Person weiss, wie Kandidatendaten gelöscht oder exportiert werden, bleibt der Prozess bei Ferien, Austritten oder hoher Auslastung lückenhaft.
Nur Daten erheben, die für die Stelle relevant sind
Das Prinzip der Verhältnismässigkeit ist im Recruiting sehr konkret. Fragen Sie bei jedem Formularfeld und jeder Interviewfrage: Benötigen wir diese Information, um die Eignung für diese Position zu beurteilen? Ein Geburtsdatum, ein Foto oder Angaben zu familiären Verhältnissen gehören nicht automatisch in einen schlanken Bewerbungsprozess.
Besondere Zurückhaltung ist bei Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiösen Überzeugungen oder strafrechtlichen Daten angebracht. Solche Angaben sind besonders schützenswerte Personendaten nach Art. 5 lit. c DSG. Ein Strafregisterauszug oder eine Gesundheitsabklärung ist nur zulässig, wenn die konkrete Stelle das erfordert, etwa bei Tätigkeiten mit Kindern oder im Sicherheitsbereich. Für viele Positionen ist es angemessener, solche Nachweise erst in einer späteren Auswahlphase und nur bei der engsten Auswahl einzuholen.
Dasselbe gilt für Referenzauskünfte. Klären Sie vor einer Kontaktaufnahme, ob die Kandidatin oder der Kandidat damit einverstanden ist und welche Referenzen kontaktiert werden dürfen. Eine beiläufige Erwähnung im Lebenslauf ist keine Grundlage für einen unstrukturierten Austausch über weitere persönliche Umstände. Auch die Recherche in sozialen Netzwerken ist nicht frei: Angaben aus privaten Profilen, die nichts mit der beruflichen Eignung zu tun haben, dürfen nach Art. 328b OR nicht in die Beurteilung einfliessen.
Transparenz beginnt vor dem Absenden
Kandidatinnen und Kandidaten sollen beim Einreichen ihrer Bewerbung verstehen, welche Daten das Unternehmen zu welchem Zweck bearbeitet, wie lange sie aufbewahrt werden und an wen sie gelangen. Diese Informationspflicht (Art. 19 DSG) erfüllen Sie am einfachsten mit einem klar auffindbaren Hinweis im oder neben dem Bewerbungsformular und einem eigenen Abschnitt in der Datenschutzerklärung.
Eine verständliche Datenschutzinformation für Bewerbungen muss nicht mit Rechtsbegriffen überladen werden. Nennen Sie die Datenkategorien, den Zweck der Personalsuche, die Empfängerkategorien (etwa Recruiting-Plattform, Personalvermittlung) und die Kontaktstelle für Datenschutzanliegen. Werden Tools oder Dienstleister ausserhalb der Schweiz eingesetzt, ist auch das zu nennen und im Gesamtprozess sauber zu bewerten.
Eine Einwilligung ist nicht für jeden Bearbeitungsschritt die passende Lösung. Für die Prüfung einer Bewerbung braucht es keine Checkbox; die Bearbeitung ist durch das Bewerbungsverhältnis selbst gerechtfertigt. Sinnvoll ist eine separate, freiwillige Zustimmung, wenn ein abgelehntes Dossier für einen Talentpool länger aufbewahrt werden soll. Diese Zustimmung sollte vom Bewerbungsentscheid getrennt, verständlich formuliert und jederzeit widerrufbar sein.
Zugriffe absichern, auch ausserhalb von HR
Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen. Führungskräfte sehen Dossiers für ihre offenen Stellen, nicht automatisch alle Bewerbungen im Unternehmen. IT benötigt administrativen Systemzugang, aber keine inhaltliche Einsicht in Bewerbungsunterlagen.
E-Mail ist für den Eingang einzelner Bewerbungen nicht ausgeschlossen, aber organisatorisch anspruchsvoller. Dossiers werden leicht weitergeleitet, lokal gespeichert oder in privaten Postfächern übersehen. Ein zentrales Bewerbermanagementsystem mit rollenbasierten Berechtigungen reduziert diese Risiken, sofern die Einstellungen tatsächlich überprüft werden. Auch bei einer pragmatischen Lösung mit geschütztem Speicherbereich braucht es klare Ordnerrechte, Zwei-Faktor-Authentisierung und die Regel, dass Unterlagen nicht unkontrolliert heruntergeladen werden.
Gesprächsnotizen verdienen dieselbe Sorgfalt wie der Lebenslauf. Sachliche, stellenbezogene Bewertungen gehören in den dafür vorgesehenen Prozess. Wertende Kommentare über private Umstände oder Vermutungen gehören nicht in Akten, die später eingesehen werden könnten. Das ist kein theoretisches Risiko: Bewerbende haben nach Art. 25 DSG ein Auskunftsrecht, das auch interne Notizen umfasst. Wie ein solcher Ablauf für Auskunftsersuchen aussieht, sollte HR kennen, bevor die erste Anfrage eintrifft.
Aufbewahren mit Frist, löschen mit Nachweis
Die häufigste Schwachstelle ist nicht die Datenerhebung, sondern das Ende des Prozesses. Abgelehnte Dossiers bleiben in Postfächern, auf Netzlaufwerken oder in alten Recruiting-Accounts liegen, weil niemand die Löschung auslöst. Eine Löschfrist muss deshalb nicht nur definiert, sondern technisch und organisatorisch umsetzbar sein.
Legen Sie für die wichtigsten Fälle konkrete Regeln fest: Absagen, zurückgezogene Bewerbungen, Bewerbungen ohne Rückmeldung, Talentpool-Dossiers und eingestellte Personen. Für Absagen hat sich in der Schweiz eine Aufbewahrung von rund vier bis sechs Monaten etabliert: Nach Art. 8 Gleichstellungsgesetz kann eine abgelehnte Person innert drei Monaten eine Diskriminierung geltend machen, und das Unternehmen muss sich dann verteidigen können. Danach gibt es ohne Talentpool-Einwilligung keinen Grund mehr, das Dossier zu behalten. Bei einer Anstellung dürfen jene Daten in das Personaldossier übernommen werden, die für das Arbeitsverhältnis nötig sind; nicht jedes Arbeitszeugnis und jede Notiz aus dem Auswahlprozess gehört dauerhaft dazu.
Prüfen Sie, ob die Löschung auch Sicherungskopien, exportierte Listen, Kalendereinträge und E-Mail-Anhänge bei den beteiligten Führungskräften berücksichtigt. Ein Löschprotokoll oder eine nachvollziehbare Systemdokumentation hilft, die Umsetzung gegenüber internen Stellen und im Audit darzulegen. Wie sich das in ein Löschkonzept für das gesamte Unternehmen einfügt, ist ein eigenes Thema.
Mit einem umsetzbaren Standard starten
Für viele KMU genügt es nicht, eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen und auf sorgfältiges Verhalten zu hoffen. Besser ist ein kompakter Recruiting-Datenschutzstandard: dokumentierter Datenfluss, klare Rollen, geprüfte Zugriffsrechte, Information für Bewerbende, Löschregel und eine kurze Schulung für HR sowie Führungskräfte. Diese Elemente lassen sich mit bestehenden HR-Prozessen verbinden, statt ein separates Compliance-Projekt aufzubauen. Der Recruiting-Standard ist dabei nur der erste Abschnitt eines durchgängigen Datenschutzes im HR, der bis zum Austritt reicht.
Eine Lösung wie DSMS+ kann dabei unterstützen, Bearbeitungen, technische und organisatorische Massnahmen, Auftragsbearbeitungen und Prüfaufgaben an einem Ort zu dokumentieren. Besonders nützlich wird das, wenn Recruiting nicht der einzige Prozess mit Personendaten ist und Verantwortlichkeiten über HR, IT und Geschäftsleitung verteilt sind.
Beginnen Sie dort, wo das Risiko im Alltag entsteht: beim gemeinsamen HR-Postfach, beim unkontrolliert freigegebenen Bewerbungsordner oder bei einer Löschfrist, die bisher nur mündlich bekannt ist. Ein klarer, gelebter Standard entlastet die Beteiligten und zeigt Bewerbenden, dass ihr Vertrauen auch dann ernst genommen wird, wenn keine Anstellung zustande kommt.
Häufige Fragen
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen nach einer Absage aufbewahrt werden?
Es gibt keine gesetzliche Frist, aber einen klaren Massstab: Nach Art. 8 Gleichstellungsgesetz kann eine abgelehnte Person innert drei Monaten eine Diskriminierung geltend machen. In der Praxis haben sich deshalb rund vier bis sechs Monate nach der Absage etabliert. Eine längere Aufbewahrung im Talentpool braucht eine separate, widerrufbare Einwilligung.
Welche Fragen darf ein Arbeitgeber im Bewerbungsprozess stellen?
Nur solche, die die Eignung für die konkrete Stelle betreffen (Art. 328b OR). Fragen zu Familienplanung, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Gesundheit sind unzulässig, ausser die Stelle erfordert eine bestimmte Voraussetzung, etwa körperliche Belastbarkeit bei schwerer Arbeit. Ein Strafregisterauszug darf nur verlangt werden, wenn er für die Position relevant ist.
Braucht es eine Einwilligung der Bewerbenden für die Bearbeitung ihrer Daten?
Für die Prüfung der Bewerbung selbst nicht. Die Bearbeitung ist durch das Bewerbungsverhältnis gerechtfertigt. Nötig ist aber eine verständliche Information darüber, welche Daten zu welchem Zweck bearbeitet werden und wer sie erhält (Art. 19 DSG). Eine Einwilligung braucht es nur für Zusätzliches, etwa die Aufnahme in einen Talentpool.
Dürfen Bewerbende Einsicht in die internen Gesprächsnotizen verlangen?
Ja. Das Auskunftsrecht nach Art. 25 DSG umfasst alle Personendaten, auch Interviewnotizen und Bewertungen. Notizen sollten deshalb sachlich und stellenbezogen sein. Angaben zu anderen Kandidatinnen und Kandidaten in denselben Dokumenten sind vor der Herausgabe zu schwärzen.