Directory di elaborazione - perché, perché, perché?

Nell'odierna era digitale, in cui i dati personali sono molto apprezzati, la conformità alle leggi sulla protezione dei dati in Svizzera è fondamentale per le aziende. Un aspetto di queste leggi è lo sviluppo di un repertorio dei trattamenti. In questo articolo scoprirete perché un repertorio dei trattamenti non è solo necessario per motivi legali, ma può anche offrire vantaggi commerciali.

Che cos'è un repertorio di elaborazione in Svizzera?

Il repertorio dei trattamenti, detto anche repertorio delle attività di trattamento dei dati, è un documento che elenca tutte le operazioni di trattamento dei dati personali in un'azienda. Contiene informazioni su quali dati vengono trattati, per quale scopo, chi ne è responsabile e per quanto tempo vengono conservati. Questo elenco serve come strumento di controllo interno per rendere trasparente e tracciabile il trattamento dei dati.

Base giuridica in Svizzera

In Svizzera, la creazione e l'aggiornamento di un elenco dei trattamenti è un obbligo legale in determinate circostanze, ai sensi della Legge federale sulla protezione dei dati (FADP) e dell'Ordinanza sulla protezione dei dati (DPA). Le aziende con più di 250 dipendenti, così come tutte le aziende che trattano dati particolarmente sensibili su larga scala, sono obbligate a presentare l'elenco alle autorità competenti per la protezione dei dati su richiesta. Ciò include non solo le grandi aziende, ma anche quelle più piccole, come i centri fitness, gli studi medici e altri fornitori di assistenza sanitaria. Le violazioni di queste norme possono comportare multe. Tuttavia, ciò significa anche che non esiste l'obbligo di tenere un registro dei trattamenti per le aziende con meno di 250 dipendenti e con dati meno sensibili. In genere si tratta di aziende commerciali e di produzione. Tuttavia, raccomando anche a queste aziende di tenere un registro dei trattamenti, come si dirà più avanti.

I vantaggi di una directory di elaborazione

Oltre a soddisfare i requisiti legali, un repertorio di elaborazione offre anche alcuni vantaggi commerciali:

1. migliorare la protezione dei dati

Documentando dettagliatamente tutte le attività di trattamento dei dati, le aziende in Svizzera possono migliorare la protezione dei dati. Diventa chiaro dove vengono archiviati ed elaborati i dati personali, riducendo così al minimo i rischi in caso di violazione della protezione dei dati.

2. riconoscere ulteriori doveri

Trattamenti come la videosorveglianza o l'uso di servizi cloud possono portare le aziende a dover creare un regolamento sul trattamento o a effettuare una valutazione dell'impatto sulla protezione dei dati. L'elenco dei trattamenti serve come base per identificare gli ulteriori obblighi legali.

3. guadagnare la fiducia dei clienti

In Svizzera i clienti attribuiscono sempre più importanza alla protezione dei loro dati personali. Se un'azienda è in grado di mostrare un elenco di trattamenti, aumenta la fiducia dei clienti e rafforza la sua reputazione.

4. aumentare l'efficienza

La creazione di un repertorio di elaborazione richiede un'analisi precisa delle proprie procedure di elaborazione dei dati. In questo modo è possibile identificare e ottimizzare i processi inefficienti, risparmiando tempo e costi nel lungo periodo.

5 Sicurezza legale

Un elenco completo dei trattamenti può servire come prova, in caso di controversie legali o di richieste da parte delle autorità di protezione dei dati in Svizzera, che l'azienda rispetta le leggi sulla protezione dei dati in conformità con la LPD e la LADP.

Conclusione

In Svizzera, l'elenco dei trattamenti non è solo un obbligo di legge: è uno strumento prezioso per migliorare la protezione dei dati e aumentare l'efficienza delle aziende. Rendendo l'elaborazione dei dati trasparente e comprensibile, non solo guadagnerete la fiducia dei vostri clienti, ma rafforzerete anche la vostra posizione legale. Vale quindi la pena di esaminare attentamente questo argomento e di assicurarsi che la vostra azienda soddisfi i requisiti delle leggi svizzere sulla protezione dei dati.

Avete altre domande sul tema dell'elenco dei trattamenti o della protezione dei dati in Svizzera? Sarò lieto di rispondere.

Il vostro esperto di protezione dei dati Michael Schlotter

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