Gebrüder Käppeli
Standortbestimmung, Bearbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Datenschutzprozesse, TOMs und datenschutzkonforme Videoüberwachung für einen Schweizer Gemüseproduzenten
Das Unternehmen
Gebrüder Käppeli produziert, verarbeitet und liefert hochwertiges Gemüse und Halbfabrikate für Gastronomie, Handel und Detailverkauf. Der Familienbetrieb steht seit Generationen für Frische, Regionalität und Qualität – vom Acker bis in die Küche.
In der täglichen Arbeit werden zahlreiche Personen- und Betriebsdaten verarbeitet: Kundendaten, Lieferanteninformationen, Mitarbeitendendaten, Fahrzeug-Tracking sowie Videoaufnahmen zur Betriebssicherheit. Mit der Modernisierung von Prozessen und IT-Systemen wurde der Datenschutz gezielt auf eine solide, überprüfbare Basis gestellt.
Ausgangslage
Wie viele produzierende KMU war Datenschutz bisher selbstverständlich, aber nicht formal dokumentiert. Die zunehmende Digitalisierung – von Bestellungen über Produktionssteuerung bis zu Zutritts- und Überwachungssystemen – machte eine strukturierte Erfassung aller Datenbearbeitungen notwendig.
Ziel des Projekts war es, den aktuellen Stand der Datenschutzumsetzung zu erfassen, Risiken zu bewerten und daraus ein vollständiges Datenschutzkonzept mit klaren Verantwortlichkeiten, Prozessen und überprüfbaren Massnahmen abzuleiten.
Unser Beitrag
- Standortbestimmung Datenschutz
- Analyse der bestehenden Datenflüsse – von Einkauf über Produktion bis Verkauf und Logistik.
- Bewertung der Datenbearbeitungen in ERP-, Zeiterfassungs- und Buchhaltungssystemen.
- Ermittlung des Reifegrads im Datenschutz und der Informationssicherheit.
- Bearbeitungsverzeichnis
- Erfassung sämtlicher Datenbearbeitungen inkl. Zweck, Datenkategorien, Aufbewahrungsdauer und Empfänger.
- Zuordnung der Rechtsgrundlagen gemäss Datenschutzgesetz (DSG).
- Abbildung zentraler Prozesse – Kundenmanagement, Lieferantenverwaltung, Personaladministration, Videoüberwachung.
- Datenschutzerklärung
- Erstellung einer Datenschutzerklärung für Website, Mitarbeitende und Geschäftspartner.
- Integration der Erklärung in Online-Kanäle und Vertragsunterlagen.
- Transparente Darstellung der Videoüberwachung gemäss DSG Art. 6 Abs. 3.
- Datenschutzprozesse
- Definition standardisierter Abläufe für Auskunftsbegehren, Löschanfragen und Datenschutzvorfälle.
- Erstellung praxisnaher Prozessbeschreibungen für interne Verantwortliche.
- Einführung eines klaren Melde- und Prüfverfahrens für neue Datenbearbeitungen.
- Technische & organisatorische Massnahmen (TOMs)
- Überprüfung und Ergänzung bestehender Sicherheitsmassnahmen – Zugriff, Passwortverwaltung, Backups, Zutrittskontrolle.
- Empfehlungen zur sicheren Nutzung externer IT-Dienste und mobiler Geräte.
- Verankerung der TOMs im Datenschutzkonzept als verbindlicher Mindeststandard.
- Datenschutzkonforme Videoüberwachung
- Prüfung der bestehenden Kamerasysteme auf Zweck, Standort, Sichtfeld und Speicherfristen.
- Definition datenschutzkonformer Einsatzbereiche inkl. Beschilderung und Informationspflichten.
- Empfehlungen zur sicheren Speicherung, Zugriffsbeschränkung und Löschung der Aufnahmen.
Mehrwert für Gebrüder Käppeli
- Rechtssicherheit: Vollständige Dokumentation aller Datenbearbeitungen gemäss DSG.
- Transparenz: Klare, nachvollziehbare Datenschutzerklärung für Mitarbeitende, Kunden und Partner.
- Risikoreduktion: Durch geprüfte TOMs und strukturierte Prozesse sinkt das Haftungsrisiko.
- Praxisnähe: Das Datenschutzkonzept ist auf den Produktionsalltag und saisonale Abläufe zugeschnitten.
- Vertrauen: Die datenschutzkonforme Videoüberwachung signalisiert Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein.
Auch Ihr Unternehmen möchte Datenschutz nachvollziehbar umsetzen?
Wir unterstützen Schweizer Produktions-, Handels- und Agrarbetriebe bei der Umsetzung des Datenschutzgesetzes – effizient, nachvollziehbar und mit Fokus auf Praxistauglichkeit.